Faktury w Polsce i Europie

Prawo w zakresie rachunkowości bywa dość niejasne, a przecież celem każdego powinno być uproszczenie przepisów i danie szansy przedsiębiorcom, a tym samym uzyskanie rozwoju gospodarczego. Komisja Europejska i jej eksperci ostatnio coraz uważniej przyglądają się zasadom fakturowania, a już w szczególności fakturowania elektronicznego. Niemal całej Unii Europejskiej jakby rozumieją to lepiej i chyba też bardziej starają się o lepsze rozwiązania. Dlatego postanowiono uruchomić specjalny program, którego zadaniem będzie strategiczny przegląd procesu stanowienia prawa w Unii Europejskiej. Wszystko po to, aby ograniczyć obciążenia administracyjne dla europejskich przedsiębiorstw. Komisja słusznie stwierdziła, że uproszczenie przepisów dotyczących podatku VAT może dla wielu firm oznaczać łatwiejsze radzenie sobie z ciążącymi na nich formalnościami, a co za tym idzie szybszą i bardziej wydajną pracę, na czym skorzystamy przecież wszyscy. Przedsiębiorcy mają więc nadzieję, że dojdzie do uproszczenia zasad wystawiania takich dokumentów jak faktura elektroniczna. Najlepszym rozwiązanie byłoby, gdyby nie trzeba już wybierać tylko między rozwiązaniami: podpis elektroniczny lub system "EDI". Tym ważniejsze to dla nas, że w wielu krajach obowiązują prostsze przepisy i Polska zyskałaby, gdyby nasze e-faktury generowano tak samo jak w Belgii czy Francji. Powinno się więc bardziej ujednolicić przepisy w całej Unii, tak by e-faktura w każdym kraju wydawana była wedle tych samych ustaleń, co znacznie ułatwi międzynarodową współpracę przedsiębiorców.

Rodzina dokumentów elektronicznych

Od jakiegoś czasu fachowcy od elektronicznych dokumentów prześcigają się w oferowaniu nowszych i nowszych rozwiązań. Pozwala im na to wciąż postępująca nowelizacja przepisów prawnych i dostosowywanie ich do europejskich standardów w tym zakresie. Na przykład 1 stycznia 2009 roku w życie weszła nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. nr 220, poz. 1418). Według niej także zestawienie RMUA może mieć formę elektroniczną, choć spełnione muszą być dwa podstawowe warunki. Najpierw każdy pracownik musi wyrazić zgodę na otrzymywanie dokumentów w tej formie, a oprócz tego wszystkie tego rodzaju dokumenty powinny być potwierdzone przez bezpieczny podpis elektroniczny. Takie wyjście, określane mianem usługi e-kadry, jest możliwe do zintegrowania z dowolnym systemem informatycznym każdego przedsiębiorstwa. Działa to blixniaczo pdobnie jak w przypadku e-faktury. Jasne, że sposób dystrybucji zestawień jest zależny od preferencji klienta, można na przykład kolportować je tak jak kolportowana jest e-faktura, po prostu po ich podpisaniu zostaną wysłane na określone skrzynki poczty e-mail pracowników. Jak i w systemie rachunkowości elektronicznej EBPP, tak i tutaj przypadku wygenerowane dokumenty muszą być podpisywane przez upoważnionego do tego pracownika.

Usługa e-faktury

Od jakiegoś czasu kilka firm proponuje nową ofertę, dzięki której mamy możliwość obsługi wielu różnych procesów. Niełatwy rynek stawia przed nami coraz to nowe wyzwania i musimy im sprostać, stosując coraz to lepsze rozwiązania. E-faktura jest właśnie takim specjalnym wyjściem dla przedsiębiorstw, które chcą działać szybciej i sprawniej, wygrywając walkę z konkurencją. Najlepszy dla nas dostawca usługi powinien posiadać spore doświadczenie w zakresie projektów z elektronicznymi dokumentami. Trzeba wybrać system z elastycznym podejściem, który pozwala na pełne dostosowanie do potrzeb rynkowych, a takim systemem jest właśnie EBPP. Najlepsze zarządzanie dokumentami elektronicznymi to obsługa zgody klienta na dokumenty elektroniczne i wydajna generacja dokumentów w formacie PDF, a także masowy podpis elektroniczny i znakowanie czasem dokumentów. Istotna jest też wysyłka dokumentów i prezentacja dokumentów na portalu internetowym, a oprócz tego należy też archiwizować dokumenty, jak i zapewnić obsługę ich zwrotów. Jak widzimy, e-faktury to nie tylko elektroniczne płatności, ale cały szereg skomplikowanych procesów, które odbywają się za pośrednictwem wirtualnego świata dokumentów. Rozwiązanie musi także obsługiwać dowolne typy dokumentów, faktury proforma, faktury zbiorowe i duplikaty.

Banki za e-fakturami

Już wkrótce większość banków działających w Polsce oferować będzie swoim klientom tzw. elektroniczne faktury. Dzięki nim klient zamiast papierowych rachunków będzie mógł dostawać ich elektroniczne wersje. Teraz pliki faktur za prąd, gaz czy telefon mogą trafić do odpowiedniej zakładki na stronie internetowej banku, jego serwisu operującego płatnościami albo na skrzynkę pocztową i klient sam zdecyduje, czy bank ma je zapłacić. Każdy klient ma możliwość obejrzenia faktury, zaakceptowania lub odrzucenia płatności, a informacje o jego decyzji są przekazywane do usługodawcy, od którego pochodzi wystawiona e-faktura. Po akceptacji płatności, będzie ona zrealizowana tak jak każdy zwykły przelew internetowy. Tym sposobem właściciel rachunku oszczędza czas i pieniądze, a usługodawca nie zużywa niepotrzebnie papieru. Korzystają na tym wszyscy, także bank, który zarabia na prowizji od przelewów. Jednak póki co faktura elektroniczna nie jest zupełnie powszechna wśród firm, które wystawiają największą ilość rachunków. Ale w najbliższym czasie lista dostawców ma się znacząco powiększyć. Do zarządzania coraz większą ilością tego typu dokumentów uruchamiane są specjalne systemy, jak EBPP, a ten, kto namówi największą ilość kontrahentów zawładnie tą usługą na dłuższy czas.

O e-fakturze

Dokument sprzedaży, jakby rodzaj rachunku zawierającego szczegółowe dane o transakcji nazywamy fakturą. Na ogół zawierają one pewne konkretne dane, dzięki którym można zidentyfikować dokument, np. numer, datę wystawienia. Opisane są też w nich strony kupna i sprzedaży, specyfikacja przedmiotu transakcji, a także nazwa towaru lub usługi, jego ilość, cena i wartość. Zawierają również informacje niezbędne do rozliczenia obowiązujących podatków, podsumowane słownie i cyframi. Czasem znajdują się tam też dane dotyczące terminów i form zapłaty oraz inne przydatne - o sposobie odbioru, miejscu dostawy itd. Specjalnym rodzajem faktury jest faktura VAT, którą wystawia płatnik podatku VAT, podlega ona osobnym przepisom. Sama faktura wystawiana jest na papierze, ale w pewnych okolicznościach można dopuścić jej postać elektroniczna i jest to tzw. e-faktura. Warunkiem koniecznym stosowania takich postaci dokumentów jest zgoda wyrażona przez ich odbiorcę pisemnie lub drogą elektroniczną. W każdym momencie można cofnąć zgodę na otrzymywanie e-faktury, co automatycznie pozbawi wystawcę prawa do wystawiania i przesyłania odbiorcy faktur w tej formie. Żeby zarządzać takimi dokumentami buduje się specjalne systemy, np. EBPP.

Dokumenty muszą być potwierdzone

W świetle przyjętych przepisów, aby uzyskać status ważnego dokumentu elektronicznego nie wystarczy, że zostanie on przesłany drogą elektroniczną np. w formie pliku. Nawet jeśli jego wygląd jest identyczny jak zwykłej faktury papierowej i teoretycznie można by przecież wydrukować ją i wtedy nie różniłaby się właściwie niczym. Z prawnego punktu widzenia nie byłby to prawidłowy oryginał faktury VAT, z jednej prostej przyczyny. Treść, którą zawiera faktura elektroniczna powinna być gwarantowana poprzez zastosowany bezpieczny podpis elektroniczny, w dodatku weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, albo z użyciem systemu elektronicznej wymiany danych EDI. Tylko wtedy polskie przepisy o VAT mogą uznać, że dana e-faktura jest prawidłowo wystawiona. Ministerstwo Finansów precyzyjnie określiło w rozporządzeniu warunki wystawiania i przesyłania faktur drogą elektroniczną. Jest to oczywiście pewne utrudnienie dla przedsiębiorców stosujących system rachunkowości elektronicznej EBPP, a dodatkowo naraża ich na koszta. Tym bardziej, że Bruksela zezwala swoim państwom członkowskim na wystawianie i przesyłanie faktur drogą elektroniczną bez używania takich metod jak podpis elektroniczny czy system EDI.

Dokumenty przybierają różne postacie

Często można usłyszeć błędne przekonanie, że niektórym dokumentom nie da się nadać formy elektronicznej. Podczas, gdy sposób zapisu dokumentu, ani nawet pliku, jeśli taki został już utworzony, jest nieistotny, bo i tak da się dopasować go do potrzeb ogólnie stosowanych systemów płatności w zależności od sytuacji. W takim celu dostarcza się dowolne nieprzetworzone pliki, z których system wygeneruje dokumenty PDF, a jeśli będzie taka konieczność także i TXT, XLS, CSV, zgodnie z dostarczoną specyfikacją i wizualizacją e-faktury. Można tu bowiem zastosować mechanizm pełnego zarządzania procesem konwersji dokumentów. Systemy typu EBPP posiadają specjalnie stworzone w tym celu moduły, które przyjmują dane w formie „surowej” i dalej mogą w sposób precyzyjny odwzorować tradycyjne dokumenty. Możliwe jest też zoptymalizowanie ich rozmiaru, umieszczenie na dokumentach elementów interaktywnych, a także wykształcenie możliwość realizacji płatności elektronicznych. W dodatku dostarcza się Klientom pliki, tzw. obrazy faktur, które pozwalają na automatyczne wczytanie dokumentów takich jak e-faktura do systemu finansowo-księgowego. Jeśli ktoś nie daje jeszcze wiary, to dodajmy, że dokumenty chronione są jeszcze przez podpis elektroniczny i dlatego można być spokojnym, że są w pełni autentyczne.

Przemiany dokumentów

Jeśli ktoś martwi się, że jego dokumenty nie będą mogły zostać przekształcone w wersje elektroniczną, to jest w błędzie. Niezależnie od właściwości i formuły dokumentu, a także pliku w jakim został zapisany, jeśli posiada już postać elektroniczną, można go dostosować do potrzeb ogólnie stosowanych systemów płatności w zależności od preferencji. Wystarczy, że wystawca dostarczy nieprzetworzone pliki, a system wygeneruje z dowolnego dokumenty PDF, a jeśli będzie taka konieczność także i TXT, XLS, CSV, zgodnie z dostarczoną specyfikacją i wizualizacją e-faktury. Narzędzie, o którym mowa, posiada pełen mechanizm zarządzanie procesem konwersji dokumentów. Najwłaściwsze jest zasilanie różnych modułów systemów takich jak EBPP danymi w formie „surowej”. Dzięki temu można w sposób precyzyjny odwzorować tradycyjne dokumenty, zoptymalizować ich rozmiar, zamieścić na dokumentach elementy interaktywne, a także stworzyć możliwość realizacji płatności elektronicznych i dostarczyć Klientowi pliki, tzw. obrazy faktur, które pozwalają na automatyczne wczytanie dokumentów takich jak e-faktura do systemu finansowo-księgowego. Wszystkie dokumenty dodatkowo zabezpiecza oczywiście podpis elek

Dokumenty z podpisem

Dokumenty elektroniczne w formacie PDF także można, a właściwie to nawet trzeba podpisywać. Stosowana w tym celu jest specjalna aplikacja. Posiada ona Deklarację Zgodności i można za jej pomocą, zgodnie z polskim prawem, składać bezpieczny podpis elektroniczny z użyciem dowolnego certyfikatu kwalifikowanego. Podpisywanie dokumentów jest po prostu stworzeniem podpisu elektronicznego dla każdego dokumentu, który takiego podpisu wymaga. Przed złożeniem podpisu wszystkie dane zapisane w dokumencie sprawdzane są pod kątem poprawności składniowej, a także zgodności wpisanych w nie sum i liczb, co w przypadku dokumentów takich jak choćby faktura elektroniczna, jest wyjątkowo ważne. Zweryfikowane pliki czekają kolejno na przekazanie do aplikacji operatorskiej, którą obsługiwać może jedynie pracownik uprawniony do posiadania podpisu elektronicznego. Moduł Podpisu działa tak, że podpisywany jest skrót pliku, a poza tym pobierany jest znacznik czasu. To właśnie on zapewnia precyzyjne określenie daty powstania dokumentu, co sprawia że możemy być pewni daty, kiedy powstały dane efaktury. Każdy dokument podpisany jest też certyfikatem kwalifikowanym Centrum Certyfikacji. Aplikacja podpisująca jest w stanie podpisać nawet 80 dokumentów różnego rodzaju, jak np. efaktura, na sekundę. Podpis elektroniczny tworzą podpisany skrót pliku i znacznik czasu, posiada on ważność przez 20 lat. Dokumenty zawierające już podpis prze

Archiwizacja w nowoczesny sposób

W archiwizacji dokumentów obowiązują ściśle określone zasady i ten, kto ich nie przestrzega, naraża się na poważne kłopoty. Zresztą najlepiej wiedzą o tym przedsiębiorcy, którzy dopuścili się jakichś zaniedbań. Urzędników z pewnością nie przekona tłumaczenie przez nieznajomość prawa, bo jak wiadomo, ta nie usprawiedliwia. Wszystkie dokumenty elektroniczne podlegają także archiwizacji, z tym że w tym wypadku akurat elektronicznej. Zapewnia to system rachunkowości elektronicznej EBPP. Przechowuje się je w Module Archiwum Dokumentów Elektronicznych przez ustawowo wyznaczony okres czasu, czyli 6 lat. W trakcie kampanii do archiwum przekazywane są dodatkowe informacje o dostarczeniu dokumentu. Po upływie określonego okresu archiwizacji, każda faktura elektroniczna będzie skasowana automatycznie bądź ręcznie, jeśli uprzednio zatwierdzi operację administrator bądź operator. Uprawnione organy mogą kontrolować wszystkie dokumenty, jak na przykład e-faktura za pomocą Portalu Dokumentów. W określonych sytuacjach można nawet utworzyć konto posiadające uprawnienia potrzebne organowi kontrolnemu. W ten sposób będzie on mógł przeglądać wszystkie dokumenty lub tylko tych klientów, którzy aktualnie go interesują.

Dokumenty na poczcie e-mail

Wielu wciąż ciężko jest uwierzyć, że wszelkiego rodzaju dokumenty, o ile tylko są podpisane wedle obowiązującego kanonu, w formie elektronicznej, swobodnie mogą być przekazane do klienta za pośrednictwem wiadomości e-mail. Przy kolportowaniu tego rodzaju wiadomości używany jest specjalny system, co zapewnia bezpieczeństwo przesyłanych danych i komfort w zarządzaniu nimi. Jedna wiadomość może zawierać kilka dokumentów dla jednego klienta. System funkcjonuje w ten sposób, że e-maile zawierające treść wraz z dokumentami takimi jak choćby faktura elektroniczna przekazywane są do Modułu Wysyłki, a ten realizuje dystrybucję elektroniczną. Nawet kiedy przydarzy się błąd serwera klienta, to wysyłanie wiadomości jest ponawiane. Dane statystyczne dowodzą, że ten sposób rozsyłania wiadomości jest w stanie skutecznie dostarczyć praktycznie sto procent korespondencji, a ewentualne pomyłki wynikają zazwyczaj z faktu, że klient podał nieprawidłowy adres e-mail, co przecież może się zdarzyć nawet w przypadku korzystania z tradycyjnej poczty. Dokumenty po wysyłce podlegają archiwizacji i mogą być udostępnione przez portal. Przesyłanie dokumentów tym kanałem w systemie rachunkowości elektronicznej EBPP jest chyba najskuteczniejszą formą komunikacji i świetną alternatywą wobec drogiej przesyłki przekazem poleconym, dzięki czemu właściwie każda e-faktura jest dostarczana bezpiecznie.