Jak zorganizować konferencję?

Konferencje, kongresy, szkolenia, zjazdy. Każde z tego typu wydarzeń, to wydarzenia wielkie i bardzo ważne. Aby odpowiednio je przygotować, potrzeba zgrać w harmonijną całość mnóstwo czynników. Nie jest to wcale tak proste zadanie, jak mogłoby się z początku wydawać, dlatego nie bez powodu wiele agencji specjalistycznych oferuje swoje usługi właśnie w tym zakresie. O ile osoby doświadczone w organizacji konferencji, są w stanie poradzić sobie na każdym etapie jej planowania, o tyle ci, którzy pierwszy raz stają przed tym zadaniem, mogą mu po prostu nie podołać. Uwzględnić bowiem trzeba nie tylko kwestie finansowe, choć rozpoczęcia planowania od zastanowienia się nad budżetem staje się kluczową kwestią. Bardzo ważne staje się miejsce, w którym ma się odbyć ów konferencja. Następnie transport wszystkich uczestników. Zagwarantowanie im miejsca noclegowego oraz catering. Do tego wszelkie materiały reklamowe i informacyjne. Gazetki, ulotki, płyty ze zdjęciami czy prezentacjami w zależności od charakteru kongresu, gadżety, które dostaną wszyscy uczestnicy i nie tylko. Rezerwacji miejsc należy dokonać odpowiednio wcześniej, bo o ile jeden pokój dla jednej bądź kilku osób zwykle bez problemu można znaleźć, o tyle rezerwacja miejsc noclegowych dla pokaźnej liczby uczestników, na ostatnią chwilę może się zwyczajnie nie powieść. Decydując się na daną lokalizację, potrzeba pod uwagę wziąć czy zadowoli ona również uczestników pod względem dostępnych atrakcji. W końcu będzie to czas nie tylko poświęcony na szkolenie zawodowe, zdobywanie nowych informacji i naukę, ale również czas przeznaczony na odpoczynek i relaks, na miłe jego spędzenie w gronie innych uczestników. Atrakcje zapewnione na przykład w ośrodku bądź w hotelu, w którym zakwaterowani będą uczestnicy są w stanie przyciągnąć większą liczbę zainteresowanych osób. Organizacja konferencji powiedzie się, jeśli na lokalizacją wybierzemy na przykład jakąś miejscowość wypoczynkową, która zrekompensuje na przykład brak atrakcji w danym ośrodku.

Polecamy:
 
organizacja konferencji Trójmiasto Gdańsk Convention Bureau

ul. Długi Targ 28/29 80-830 Gdańsk
tel. +48 58 300-06-59
fax: +48 58 301-66-37
e-mail: convention@gdanskconvention.pl
www.gdanskconvention.pl