Dokumenty muszą być potwierdzone

W świetle przyjętych przepisów, aby uzyskać status ważnego dokumentu elektronicznego nie wystarczy, że zostanie on przesłany drogą elektroniczną np. w formie pliku. Nawet jeśli jego wygląd jest identyczny jak zwykłej faktury papierowej i teoretycznie można by przecież wydrukować ją i wtedy nie różniłaby się właściwie niczym. Z prawnego punktu widzenia nie byłby to prawidłowy oryginał faktury VAT, z jednej prostej przyczyny. Treść, którą zawiera faktura elektroniczna powinna być gwarantowana poprzez zastosowany bezpieczny podpis elektroniczny, w dodatku weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, albo z użyciem systemu elektronicznej wymiany danych EDI. Tylko wtedy polskie przepisy o VAT mogą uznać, że dana e-faktura jest prawidłowo wystawiona. Ministerstwo Finansów precyzyjnie określiło w rozporządzeniu warunki wystawiania i przesyłania faktur drogą elektroniczną. Jest to oczywiście pewne utrudnienie dla przedsiębiorców stosujących system rachunkowości elektronicznej EBPP, a dodatkowo naraża ich na koszta. Tym bardziej, że Bruksela zezwala swoim państwom członkowskim na wystawianie i przesyłanie faktur drogą elektroniczną bez używania takich metod jak podpis elektroniczny czy system EDI.